Een organisatie kan eigenlijk niet zonder informatieplan. De doelstellingen beschreven in het meerjarenbeleidsplan van de organisatie hebben eigenlijk altijd impact op de verschillende informatiestromen in de organisatie. Meestal worden deze informatiestromen ondersteund door verschillende IT componenten.
Een informatieplan is het hulpmiddel om het beleid van de organisatie om te zetten in een daadwerkelijk uitvoerbaar plan om deze informatiestromen en IT componenten geschikt te maken én te houden. En het informatieplan zorgt voor een voorspelbare en beheersbare IT organisatie.
In veel organisaties is het informatieplan onderdeel van het IT beleid. Maar omdat het informatieplan breder is dan IT alleen en in meerdere organisatieonderdelen veranderingen teweeg kan brengen is het aan te raden het informatieplan op te stellen als een zelfstandig product.
Als in een organisatie het informatieplan ontbreekt, is het erg lastig om de verbinding tussen IT en organisatie in stand te houden. Iedereen kent wel de IT afdelingen die hun eigen gang gaan. Meestal gedreven door de technische ontwikkeling. Allerlei verandertrajecten worden in gang gezet, zonder voldoende rekening te houden met de eisen en wensen van de organisatie. Laat staan dat er begrip is voor de missie en visie van de organisatie.
Missie als startpunt
Een ander voorbeeld is de IT organisatie die heel gewillig is. De “U vraagt, wij draaien” organisatie. Deze organisatie lijkt op het eerste gezicht goed te functioneren. Maar het probleem met deze organisatie is dat de kosten snel erg hoog zullen zijn en er snel een onoverzichtelijk en overmatig complex landschap ontstaat. Door alle aanpassingen, de overdaad aan componenten en het ontbreken van een goed doordacht plan zorgen ervoor dat wijzigingen steeds meer impact krijgen op het bestaande landschap, waardoor de kosten van wijzigingen met de tijd zullen gaan groeien.
Dat dit gebeurd is ook niet heel vreemd. De meeste IT afdelingen bestaan uit technische specialisten, met veel kennis en kunde van de techniek. Meestal hebben ze alleen geen kennis van organisatiekunde, bedrijfsprocessen en informatiestromen. Projecten worden daardoor ook niet als onderdeel van het grotere geheel aangepakt, maar als een losstaande wens.
Het informatieplan geeft aan de IT afdelingen sturing en inzage in de plannen van de organisatie, waardoor zij zich beter kunnen voorbereiden op, en beter aan kunnen sluiten op de (aankomende) veranderingen in de organisatie. Met als belangrijk gevolg dat de IT organisatie als ondersteunend wordt ervaren. In plaats van restrictief, zoals in vele organisaties het geval is.
Een informatieplan kan helpen de IT organisatie te veranderen van restrictief naar ondersteunend.
Het is van belang toegang en kennis te hebben tot de volgende onderdelen bij het opstellen van het informatieplan. Zonder kennis van deze onderdelen is het niet mogelijk een gedegen informatieplan op te stellen.
- De Missie, Visie en strategie van de organisatie
- De informatiemanager
- Kaders
- Beperkingen
- Het huidige informatielandschap
- De organisatiestructuur
Daarbij helpt het om een voldoende informatie ter beschikking te hebben over de branche(s) waarin de organisatie werkzaam is. En om te weten welke trends er spelen binnen die branche.
